紙の書面に押印する作業は、地味に大変ですよね。一部がかすれてしまったり、朱肉がつきすぎてにじんでしまったり、小さなミスからやり直しが発生するケースも少なくありません。そこでおすすめしたいのが、電子印鑑です。
それでは、電子印鑑を無料で作成する方法をいくつかご紹介しましょう。ご自身の都合に合わせて、選んでみてくださいね。
電子印鑑とは？
電子印鑑とは、データ化された印鑑のことです。あくまでもデータなので実体がなく、朱肉が必要な印鑑やシャチハタのように、物理的な印鑑を必要としません。いったん作成して保存しておけば、いつでも好きなときに使用することができます。
印鑑が必要な書類を作成したら、パソコン上で電子印鑑を挿入して終了です。作成した書類をまずプリントアウトして、その紙の書類に押印するといった作業がなくなります。
パソコン上で作業が完了するため、ペーパーレス化にもつながり、コストを削減できるというメリットもあります。
また、パソコンで作成した書類を取引先などへそのまま送信することが可能なので、業務の効率化にもつながるでしょう。リモートワークを導入する企業が増えていますが、電子印鑑を使っていない場合は、印鑑を押すためにだけに出社しなければなりません。
リモートワークはもちろん、出張などの外出が多い職場でも、電子印鑑は便利に使えるツールなのです。また、印鑑がかすれてしまったなど、よくありがちな失敗もなくなります。朱肉を使わない電子印鑑は、決してかすれることはありません。
せっかく書類が完成したのに、押印で失敗してやり直す、といった手間からも解放されるのです。このように電子印鑑の必要性は増しており、ますます普及していくものと考えられます。
画像から電子印鑑を作成する方法
実際に使っている印鑑を活用して、電子印鑑を作成する方法です。まずは、印鑑の画像を用意しましょう。白い用紙に印鑑をきれいに押して、それをスキャンします。次に、スキャンした画像をパソコンに取り込んで、画像編集ソフトなどを使って編集していきます。
画像編集ソフトにはさまざまなものがありますが、無料で利用できるものも少なくありません。普段から使い慣れている画像編集ソフトがあるなら、それを使って編集するとよいでしょう。具体的には、背景部分を透過処理します。
スキャンしたままの画像では、白い用紙も含まれていますよね。その白い用紙を除いて、印鑑の部分だけを取り出す必要があるわけです。初めて画像編集ソフトを使うという方は、透過処理をするのに手間取ってしまうかもしれませんね。
自分にはハードルが高いなと感じられた方は、次に紹介するインターネットサービスを使った方法をおすすめします。画像編集ソフトを使える方は、オリジナルの電子印鑑を作ることができるので、ぜひ挑戦してみてください。
インターネットサービスを利用して作成する
電子印鑑を無料で作成できるサイトやフリーソフトもたくさん存在します。なかには有料のものもありますが、簡易的な認印であれば無料のサービスで十分でしょう。無駄なお金をかけずに、さくっと電子印鑑を作ることができます。
画像編集ソフトのように、専門的な知識も必要ありません。誰もが簡単に利用できることが、インターネット上のサービスのメリットといえます。いくつか適当なサービスをピックアップして、使い勝手のよさそうなものを試してみましょう。
無料ですから、気軽に試すことができますよね。スマートフォンに対応しているものや、会員登録不要で使えるものがおすすめです。ただし、無料のサービスには、オリジナル性がほとんどありません。あらかじめ用意されている書体・デザインから選ぶことになるので、誰が作成しても同じような印鑑ができるからです。
したがって、重要な書類には使えない可能性が高いといえます。あくまでも簡易的な印鑑なので、その点を踏まえたうえで利用するように注意しましょう。
ワードアートを使って作成する
ワードアートとは、Wordソフトに標準装備されている機能のことです。丸や四角といった図形を挿入したり、文字にさまざまな効果を加えたりすることができます。Wordソフトを日常的に使用している方なら、おなじみの機能ですよね。
この機能を使って、電子印鑑を作成することができるということです。まずは、丸い図形を挿入します。線のみの状態にしたいので、塗りつぶしを「なし」に設定しましょう。
次に、この丸い図形の中に、印鑑にしたい文字を入力します。
たったこれだけです。とても簡単ですよね。インターネットサービスを利用する際は、インターネットに接続できる環境が必要になりますが、ワードアートならオフラインでも作成することができます。ただし、デザイン性の面では、いまいちかもしれませんね。
単なる丸い図形に、テキストを入力しただけですから。とはいえ、思い立ったらすぐに作れるので、何かの役に立つかもしれません。記憶に留めておいて損はないでしょう。
エクセルのアドインを使って作成する
おなじみの表計算ソフト「エクセル」には、無料で使えるさまざまなアドインが用意されています。そのアドインには、「エクセル電子印鑑」というソフトもあるのです。まずは、「エクセル電子印鑑」をダウンロードしましょう。
テンプレートから電子印鑑を作成することもできますし、オリジナルの印鑑を作成することも可能です。印鑑の種類もいくつか用意されていて、認印や角印はもちろん、日付入りの印鑑にも対応しています。
エクセルをよく使うという方は、ぜひ活用してみてください。
電子印鑑を使う際は、右クリックメニューから簡単に挿入することができます。エクセルで書類を作成するのであれば、印鑑の挿入までエクセルだけで完了しますね。わざわざ別の画面を開く必要がないので、業務効率のアップに大きく貢献することでしょう。
さらには、サイズ・フォント・色などを微調整することも可能となっています。
電子印鑑は無料で作成しよう
簡易的な電子印鑑であれば、無料のサービスやツールを使って簡単に作成することができます。まだ電子印鑑を作っていないという方は、ぜひこの機会に作成しておきましょう。電子印鑑を使うことで、コスト削減や業務の効率化につながります。
エクセルで書類を作成する機会が多いという方は、無料でダウンロードできるアドインがおすすめです。