gifファイルの電子印鑑を使おう

文書の電子化が進められ、承認についても電子ファイル上で行われるようになってきました。契約粗に印鑑を押すようなときにも紙媒体ではなく電子ファイルが用いられる傾向が強まっています。その際に使用する電子印鑑は画像ファイルでも作れるのでしょうか。

この記事ではgifファイルの電子印鑑について関連する情報を概説します。

電子印鑑の利用が広まる

ビジネスでは契約書を作成したり、稟議における承認をしたりする際に印鑑が使われています。承認者や決裁者が印鑑を押したり、会社が承認したことを社印によって示したりすることで公式文書として効力があると判断するのが通例です。

ただ、文書の電子化が進められてきたことに加え、新型コロナウイルスの感染拡大の影響を受けてテレワークが増えた影響もあり、電子承認が急速に取り入れられるようになりました。契約書を交わすときにも電子ファイルでやり取りを行うケースが多くなっています。

このような電子文書による取引では、送られてきたファイルを印刷し、署名捺印をした書類をスキャナーや複合機で電子ファイルとして取り込むという作業が行われてきました。ただ、1つの文書に印鑑を押すのにかなりの工数がかかってしまう問題があります。

また、テレワークが増えた影響で印刷できない、スキャンできないといった問題も生じてきました。その結果として印鑑を押す作業をパソコン上でできるようにしたいという声が上がるようになっています。解決策として取り入れられるようになったのが電子印鑑です。

電子印鑑の使い方

電子印鑑によって書類に印鑑を押すのは比較的簡単です。印鑑を押したい書類に印鑑の画像を読み込み、押印する場所を選んで画像をドラッグしたら、文書を保存するだけでできあがります。一般的には文書作成ソフトや画像処理ソフトを使って印鑑の画像と文書を重ね、最後にPDFファイルなどの変更できないファイル形式で仕上げます。

このような形で紙媒体の書類に印鑑を押してスキャンしたのと同じようなファイルを作成することが可能です。厳密に言えば手で押したときと違ってムラやかすれができないといった違いがありますが、このようにして押された電子印鑑も有効なものとして取り扱う企業が多くなってきています。

画像印鑑の作り方

電子印鑑を押せるようになるためには画像印鑑を用意しなければなりません。画像印鑑の作り方は大きく分けると三通りあるので、どのやり方が良いかを考えてみましょう。一つ目は専門業者に依頼して印鑑とセットで作ってもらう方法です。

社印を電子印鑑で処理したいというときには、印鑑と画像印鑑が一致していなければならないでしょう。銀行印の場合にも同様で、印影に違いがあると照合されたときに一致しないと判断されて認めてもらえません。完全に一致させるためには印鑑の作成時に使用した印影をそのまま画像にしてもらう必要があります。

最も時間もコストもかかりますが、確実に一致する電子印鑑を押せるようになるのがメリットです。二つ目は社印などの印刷物をスキャンして用意する方法です。スキャンをすれば本物の印鑑と同じ印影の画像を手に入れられます。

ただ、スキャンの解像度によっては照合すると一致しないと判定されることもあるので注意しましょう。日常的な使用では問題はありませんが、精度が求められる場合には業者に依頼して作成してもらうのが無難です。三つ目は画像ファイルとして印影を作成する方法です。

電子印鑑の作成ツールが公開されているので、印影に入れたい文字を入力したり、フォントを指定したりするだけで簡単に画像印鑑を作れます。オンラインサービスとして影響されているものも多く、そのまま印鑑業者に依頼して本物の印鑑も作ってもらえる場合もあります。

簡単な電子印鑑なら無料で作れるので、認め印があれば良いという場合には重宝する方法です。

画像から印鑑を作れる?フリーソフトで電子印鑑を作成する方法

gifファイルを使うメリット

画像印鑑を作るときには様々な形式の画像ファイルを選べますが、gifファイルで作るのにはメリットがあります。gifファイルは透過に対応している画像形式だからです。画像ファイルは一般的には四角形になっていて、その部分にも何か色がついています。

印鑑の画像の場合には赤い印影だけを文書にプリントしたいわけですが、それ以外の部分にも白などの色が割り振られているので文書に上書きされてしまって読めなくなります。しかし、gifファイルで透明色として設定した部分は文書などに重ねたときにプリントされません。

そのため、gifファイルで透明色を設定して画像印鑑を作成しておけば、印影だけのプリントが簡単にできるようになります。gifファイルは多くの文書作成ソフトで対応している画像形式という点でも優れているので、画像印鑑はgifファイルで作るのが無難です。

gifファイルの画像印鑑の作り方

gifファイルの画像印鑑は比較的簡単に作れます。

印鑑業者に依頼して印鑑を作ってもらった場合には、希望すればgifファイルで画像印鑑を作ってもらえるのが通例です。他の形式で作成された場合にも透明色が設定されている画像形式の場合がほとんどなので、画像変換ソフトを使ってgif形式にするだけで作れます。

印鑑を紙に押してスキャンした場合には、パソコンに取り込んだ画像ファイルをgifファイルにする必要があります。スキャンしたファイルはJPG形式の画像になってしまうことが多いので、画像変換ソフトや画像編集ソフトでgifファイルにしましょう。

そして、背景の白い色の部分を全て透明色に設定すれば終わりです。ただ、スキャンをすると背景が白一色ではないので、塗りつぶしをするのに手間がかかるということは念頭に置いておきましょう。電子印鑑の作成ツールを使用した場合には、出力方法としてgifファイルを選べる場合がほとんどです。

gifファイルを選べない場合にも背景を透明にした画像ファイルを出力し、画像変換ソフトを使用すればgifファイルにできます。

使い勝手が良いgifファイルの画像印鑑を用意しよう

電子ファイルへの押印を電子印鑑で行うケースが増えてきていることを考慮し、画像印鑑を用意しておくのは今後は重要になります。gifファイルは透明色があり、文書作成ソフトなどでも対応していることが多い画像形式なので画像印鑑に適しています。

使い勝手が良いので、押印する可能性がある印鑑のgifファイルを用意しておきましょう。

印鑑のレーザー彫刻による作成